Contribution à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan d’archivage numérique au sein des entreprises béninoises

Abstract

Les archives représentent la mémoire de la société humaine. Qu’elles émanent de personnes physiques ou morales, elles ont pour finalité de conserver les traces de leurs activités. Aujourd’hui, face au développement de la technologie, de nouvelles méthodes et techniques de conservation des documents d’archives ont émergé, facilitant dès lors l’accès à l’information contenue dans ces documents d’archives. Dans de nombreuses entreprises béninoises, objet de la présente étude, les responsables à divers niveaux ne savent pas toujours comment s’y prendre pour aller de l’archivage physique à l’archivage électronique en passant par la dématérialisation de leurs documents. Très peu d’entreprises savent que l’archivage numérique de leurs documents améliorerait leur rentabilité économique en réduisant considérablement les délais d’accès à l’information et serait un atout important dans la prise de décisions efficaces et efficientes pour leur développement. Conscient donc du fait que l’archivage numérique pourrait améliorer la compétitivité des entreprises béninoises, nous avons décidé, au travers de cette étude, de proposer un guide pratique pouvant les accompagner à élaborer et mettre en place un plan d’archivage numérique de leurs documents d’archives. Nous nous sommes entre autres inspirés d’exemples ayant réussis dans de nombreux pays, pour proposer ce guide pratique aux entreprises béninoises.

Archives constitute the memory of human society. Regardless of their origins either from private or legal persons, they aim to preserve the traces of their activities. Nowadays in spite of the development of technology and new methods and techniques for preserving archival documents, making it easier and faster to access the information from databases. Though many Beninese companies, subjects to our study, at various levels don’t always know how to go from physical archiving to electronic archiving true the dematerialization of their documents. Very few companies are aware of the fact that the digitalisation of their archives could improve their economic profitability by significantly reducing the time required to access information and could be an important asset in making effective and efficient decisions for their development. Aware of the fact that digital archiving could improve the competitiveness of Beninese companies, we decided, through this study, to suggest a practical guide to accompany these companies in developing and implementing a plan for the digitalisation of their Archives. We have carried on “success stories” from many countries to produce this practical guide to the Beninese companies.