Mise en place des solutions documentaires dans un projet de dématérialisation : le cas d’un système de Gestion Electronique des Documents ou d’un Système d’Archivage Electronique installé au sein des entreprises de Yaoundé

Abstract

La dématérialisation est nouvelle activité qui a contribué à ouvrir les portes à un grand marché qui est celui de la conception des solutions documentaires qui pullulent tant le marché national, qu’international. Cependant, force est de remarquer que les entreprises se perdent face à cette offre logicielle et les solutions ne répondent pas toujours aux exigences voulues. C’est ce qui nous a emmené à produire ce travail qui porte sur la mise en place des solutions documentaires dans le cadre d’un projet de dématérialisation des documents en prenant le cas d’une GED ou d’un SAE installé dans les entreprises de Yaoundé. L’objectif de ce travail est de déterminer les critères de choix et de validité des solutions de gestion documentaire mises en place dans les projets de dématérialisation. Cette étude vise à répondre à notre question centrale qui est celle de savoir : Quels sont les critères de choix et de validités de(s) solution(s) documentaire(s) mise(s) en place dans des projets de dématérialisation des archives afin que les documents qu’elles gèrent puissent être reconnus comme fiables, intègres et authentiques au cours d’un audit ? Répondre à cette question, nous a emmené à adopter une démarche méthodologique qui partait du postulat central selon lequel le choix d’une solution documentaire SAE et/ou GED à mettre en place dans un projet de dématérialisation nécessite la prise en compte des besoins, des enjeux, des fonctionnalités, des risques et du cadre législatif et normatif. Par analyse des données primaires et secondaires, à travers une recherche documentaire et des enquêtes de terrain, il ressort que la connaissance du cadre juridique et normatif sur la dématérialisation et les solutions documentaires est très importante pour orienter une entreprise vers une solution fiable et performante, tout en prenant en compte les besoins de l’entreprise, les enjeux, les risques du projet et les fonctionnalités de la solution. Cependant, force est de constater que les textes règlementaires sont très limités et leur applicabilité demeure difficile à mettre en exécution à cause du manque d’accompagnement par des textes explicatifs tels que des circulaires. A cela s’ajoute un désintérêt de la part de la structure de normalisation de l’Etat devrait mettre un accent sur la question de dématérialisation afin de mieux orienter et conseiller les éditeurs de solutions documentaires pour plus de compétitivité sur le marché.

is a new activity that has helped to open the doors to a new large market which is that of the elaboration of document management systems which abound in both national and international markets. However, it must be noted that compagnies get lost in this software offering and the systems do not always meet the desire requirements. This is what led us to produce this work which focuses on the implementation of document management systems as part of document dematerialization project taking the case of Electronic Document Management System (EDM) or Electronic Archiving System (AES). The objective of this work is to determine the criteria for choosing and validating document management systems implemented in dematerialization projects. This study aims to answer our central question which is to know: what are the criteria for choosing and validating the document management systems put in place in projects for the dematerialization of archives in order that the documents they manage can be recognized as reliable, complete and authentic during and audit. Answering this question led us to adopt a methodological approach which started from the central postulate according to which the choice of EDM or AES to be implemented in dematerialization project requires taking into account needs, issues, functions, risks and juridical and normative framework. By analyzing primary and secondary data, through documentary research and field survey, it emerges that knowledge of the legal and normative framework on dematerialization and document management systems is very important to guide a company towards a reliable and efficient systems, while taking into account the needs of the company, the challenges, the risks of the project and the functionalities of the systems. However, it is clear that the regulatory texts are very limited and their applicability difficult to enforce because of the lack of support through circulars. Added to this is a lack of interest on the part of the standardization structure which should focus on the issue of dematerialization in order to better guide and advise publishers of document management systems for more competitiveness on the market.